В случае необходимости предоставлении копий документов необходимо исходит из того, что в соответствии с п. 2.1.29 Госстандарта РФ ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. П. 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Необходимость предания юридической силы копии документа зависит от обстоятельств, требующих представления копий.

Юридическая сила копии документа предается следующими способами:
1. Свидетельствование верности копии документа, совершенное нотариусами, консульскими работниками и уполномоченными должностными лицами органов местного самоуправления (ст.35—38 Закона РФ «Основы законодательства РФ о нотариате»);
2. Свидетельствование верности копии документа, совершенное уполномоченными должностными лицами юридического лица в порядке, определенном Указом ПВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ, УЧРЕЖДЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ ГРАЖДАН» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003 № 169-ФЗ)*.

Копия документа, верность которой засвидетельствована в нотариальном порядке предоставляется в случае, когда это предусмотрено законом, иным нормативным актом или соглашением сторон.

В случаях, когда копия документа:
- предоставляется по официальному запросу государственного или муниципального органа (при наличии основания требовать копию данного документа),
- прилагаются к заявлению (ходатайству, обращению) в органы государственной или муниципальной власти,
при условии, что предоставление нотариально заверенной копии документа не предусмотрено законом или иным нормативным актом, верность копии документа свидетельствуется в порядке, определенном Указом ПВС СССР.

Контрагентам юрлица копии документов, как правило, предоставляются без удостоверения их верности. При наличии соглашения стороны должны предоставлять друг другу копии документов, верность которых засвидетельствована в порядке определенном сторонами. При отсутствии прямого указания в соглашении о нотариальном порядке заверения верность копии документа свидетельствуется в порядке, определенном Указом ПВС СССР.

В случае, если договором (соглашением), участником которого является Общество, предусмотрена обязанность контрагента Общества предъявить в органы государственной или муниципальной власти копии документов, подлинные экземпляры которых хранятся в Обществе, Общество может представить контрагенту копии документов, заверенных соответствующим образом.

Не допускается удостоверение верности копии документов, подлинники которых отсутствуют.


* В соответствии с п.2 данного акта верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.